Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es el responsable de sus datos

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

En esta política, "GMS", "nosotros" o "el Responsable" se refieren a GMS Consultores (razón social en actualización), que opera bajo el nombre comercial GMS Consultores.

2. Objeto y alcance

Esta política explica cómo tratamos la información personal de las personas naturales con las que nos relacionamos: clientes, usuarios del sitio web, personas que nos contactan, representantes y contactos de empresas aliadas, proveedores y suscriptores de nuestros boletines. Aplica a los datos que recibimos por el sitio web https://gmsconsultoresmzl.com, por correo electrónico, por teléfono, por WhatsApp, de forma presencial o por cualquier otro medio.

La política cumple la Constitución Política (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). En lo relativo a la información de nuestros clientes, también observamos el deber de reserva profesional que la Ley 43 de 1990 impone al contador público.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado que usted nos da para tratar sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación que le informa que existe esta política, cómo consultarla y para qué usaremos sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, por ejemplo el estado civil, la profesión u oficio, o la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos de salud, de vida sexual y los biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos personales por cuenta del Responsable, por ejemplo un proveedor tecnológico.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios que aplicamos

Tratamos sus datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que:

• Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad y le decimos para qué los usaremos.
• No usamos sus datos para fines distintos de los autorizados sin pedirle una nueva autorización.
• No vendemos ni alquilamos sus datos personales.
• Aplicamos medidas de seguridad proporcionales a los riesgos y exigimos lo mismo a nuestros proveedores.
• Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario.

5. Datos que tratamos y cómo los obtenemos

Según su relación con nosotros, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, ciudad, empresa y cargo.
• Datos de la cuenta en el sitio: correo, contraseña (guardada de forma cifrada e irreversible; nunca la conocemos), fecha de registro, estado de verificación del correo y, si usa el inicio de sesión con Google, el nombre, el correo y la foto de perfil que Google nos entrega.
• Contenido de sus mensajes: lo que escriba en formularios, correos, WhatsApp o solicitudes de contacto.
• Datos de clientes para la prestación de servicios contables, tributarios, de nómina o de revisoría fiscal: información financiera, contable, tributaria y laboral que el cliente nos entrega, incluidos datos de sus empleados, socios o terceros cuando el servicio lo exige.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso, registros de seguridad y cookies (ver la Política de Cookies).
• Prueba de la autorización: el texto y la versión de la autorización aceptada, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador desde el que se otorgó.

Obtenemos los datos directamente de usted, de la empresa o persona que lo representa o que nos contrató, de Google cuando usted elige iniciar sesión con esa cuenta, y de fuentes públicas cuando la ley lo permite (por ejemplo, el registro mercantil para verificar empresas aliadas).

6. Finalidades del tratamiento por tipo de titular

6.1 Clientes y sus representantes

• Preparar propuestas, celebrar y ejecutar contratos de servicios contables, tributarios, de nómina, de revisoría fiscal, de asesoría y demás servicios profesionales.
• Cumplir obligaciones legales propias y del cliente ante autoridades como la DIAN, la UGPP, superintendencias, municipios y entidades de seguridad social, cuando ese sea el objeto del servicio.
• Facturar, gestionar pagos y cartera, y llevar la contabilidad propia de GMS.
• Enviar información relacionada con el servicio contratado, recordatorios de vencimientos y comunicaciones operativas.
• Medir la satisfacción con el servicio.

Cuando el cliente nos entrega datos personales de sus empleados, socios, proveedores u otros terceros para prestarle el servicio, actuamos como Encargado del tratamiento por cuenta del cliente, quien es el Responsable y debe contar con la autorización de esos titulares. En ese caso solo usamos los datos para el servicio contratado y bajo las condiciones del contrato.

6.2 Usuarios registrados en el sitio

• Crear, verificar y administrar su cuenta, incluido el envío de correos de verificación y de recuperación de contraseña.
• Permitir el inicio de sesión con correo y contraseña o con Google.
• Darle acceso a su panel de usuario y a la Red de empresas aliadas.
• Registrar y atender las solicitudes que envíe a empresas aliadas y, solo cuando usted lo autorice expresamente en cada solicitud, compartir su nombre, correo, teléfono y mensaje con la empresa aliada que eligió.
• Prevenir fraudes, abusos, envíos masivos no deseados y accesos no autorizados.
• Enviarle avisos sobre su cuenta, cambios en las condiciones del sitio o en esta política.

6.3 Personas que nos contactan

Esto incluye a quienes escriben por el formulario de contacto, por correo, por WhatsApp o llaman por teléfono.

• Responder sus preguntas, cotizar servicios y agendar reuniones.
• Hacer seguimiento a su solicitud por el canal que nos indicó.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de habeas data.

6.4 Empresas aliadas, sus representantes y contactos

• Recibir y evaluar la solicitud de ingreso a la Red y verificar la existencia y representación de la empresa en fuentes públicas o con documentos.
• Publicar el perfil de la empresa en el directorio con la información que la empresa autorice publicar.
• Llevar el registro de identificación de las empresas que ofrecen sus servicios en la Red, que la ley exige a quienes operan portales de contacto, y entregarlo a las autoridades que lo soliciten o a los usuarios que lo requieran para presentar una queja o reclamo.
• Enviarle las solicitudes de contacto de los usuarios que la eligieron.
• Comunicarnos con la empresa sobre su perfil, el cumplimiento de las condiciones de la Red y novedades del servicio.

6.5 Proveedores y contratistas

• Seleccionar, contratar y evaluar proveedores.
• Gestionar pagos, retenciones, obligaciones tributarias y contables.
• Comunicarnos sobre la ejecución de los contratos.

6.6 Suscriptores de boletines e información comercial

Solo si usted lo autoriza por separado, con una casilla opcional:

• Enviarle boletines con novedades tributarias, contables y laborales, invitaciones a eventos e información sobre nuestros servicios.
• Hacerlo únicamente por los canales que usted autorizó (correo electrónico o WhatsApp) y dentro de los horarios que permite la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos.

Puede retirar esta autorización en cualquier momento con el enlace incluido en cada mensaje, respondiendo "no más mensajes" por WhatsApp, desde su panel de usuario o escribiendo a gmsconsultoresmanizales@hotmail.com. Retirarla no afecta los demás servicios.

6.7 Visitantes del sitio web

• Mantener el sitio funcionando y seguro, detectar ataques y bloquear el tráfico automatizado malicioso.
• Recordar sus preferencias de cookies.
• Solo si usted lo acepta, medir el uso del sitio y mejorar su contenido mediante cookies o herramientas analíticas.

6.8 Finalidades comunes a todos los titulares

• Conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas y de la atención de sus solicitudes.
• Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Atender auditorías, la defensa de nuestros derechos en procesos judiciales o administrativos y el cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias.
• Elaborar estadísticas internas con información agregada o anonimizada.

7. Datos sensibles

No pedimos datos sensibles por el sitio web. Le pedimos que no los incluya en los formularios ni en los mensajes libres.

Algunos servicios a clientes pueden implicar datos sensibles de terceros, por ejemplo incapacidades médicas o afiliaciones sindicales en procesos de nómina. En esos casos los tratamos como Encargados, solo para el servicio contratado y con medidas de seguridad reforzadas.

Si en algún caso necesitamos un dato sensible suyo, le diremos para qué, le informaremos que no está obligado a entregarlo y solo lo trataremos con su autorización explícita. Ninguna actividad quedará condicionada a que nos entregue datos sensibles.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

El sitio está dirigido a personas mayores de 18 años. No permitimos el registro de menores de edad. Si por razón de un servicio a un cliente debemos tratar datos de menores (por ejemplo, beneficiarios en procesos de nómina), lo haremos solo cuando responda a su interés superior y respete sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y como Encargados del cliente.

9. Autorización

Le pedimos su autorización a más tardar al momento de recolectar sus datos, por medios que permiten su consulta posterior. En el sitio web la otorga marcando casillas que nunca están marcadas de antemano. El silencio o la inactividad no se toman como autorización.

Pedimos autorizaciones separadas para: (i) el registro de la cuenta, (ii) el formulario de contacto, (iii) cada solicitud de contacto con una empresa aliada, (iv) el registro de una empresa aliada, y (v) el envío de información comercial, que es siempre opcional. Puede consultar el texto completo en la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

Conservamos la prueba de cada autorización: la versión y el texto aceptado, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador.

No necesitamos su autorización cuando la ley lo permite, por ejemplo: cuando una entidad pública o una autoridad judicial lo requiere en ejercicio de sus funciones, cuando se trata de datos públicos, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o cuando se trata de datos del registro civil.

10. Derechos del titular

Usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que hemos dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber presentado su consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales. Puede consultarlos sin costo al menos una vez cada mes calendario y cada vez que modifiquemos de forma sustancial esta política.

Si tiene una cuenta, desde su panel de usuario puede actualizar sus datos, descargar una copia de su información, retirar la autorización de boletines y eliminar su cuenta.

11. Quién puede ejercer los derechos

• El titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, acreditando esa calidad.
• Su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento.
• Otra persona por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de niñas, niños y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

Para proteger su información, podremos pedirle datos o documentos razonables para verificar su identidad antes de responder.

12. Área responsable y canales de atención

El Área de Protección de Datos Personales de GMS Consultores atiende las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con sus datos. Puede contactarla por:

• Formulario en línea: sección "Ejercer mis derechos (habeas data)" del sitio, en https://gmsconsultoresmzl.com/habeas-data. Al enviarla recibirá un número de radicado con la fecha y hora de recibo.
• Correo electrónico: gmsconsultoresmanizales@hotmail.com
• Correspondencia o atención presencial: Calle 20 No. 19-12, Oficina 404, Manizales, Caldas.
• Teléfono: (606) 896 8196 o 314 617 1707.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Los plazos se cuentan en días hábiles (de lunes a viernes, sin contar festivos en Colombia). Las solicitudes recibidas en un día no hábil se entienden recibidas el siguiente día hábil.

13.1 Consultas

Sirven para conocer qué información suya tenemos y cómo la usamos.

• Responderemos en un máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo.
• Si no podemos responder en ese plazo, le informaremos antes de su vencimiento los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales.

13.2 Reclamos

Sirven para pedir la corrección, actualización o supresión de sus datos, revocar la autorización o advertir un presunto incumplimiento de la ley o de esta política. El reclamo debe incluir:

• Su nombre e identificación.
• La descripción de los hechos y de lo que pide.
• La dirección física o electrónica donde quiere recibir la respuesta.
• Los documentos que quiera hacer valer.

El trámite es el siguiente:

1. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los 5 días siguientes a su recibo que complete la información. Si pasan 2 meses desde ese requerimiento sin que la aporte, entenderemos que desistió del reclamo.
2. Si recibimos un reclamo que no nos corresponde resolver, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles y le informaremos.
3. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un máximo de 2 días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo se decida.
4. Responderemos en un máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo.
5. Si no podemos responder en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará 8 días hábiles adicionales.

13.3 Revocatoria de la autorización y supresión

Puede pedir en cualquier momento que revoquemos su autorización o que suprimamos sus datos, mediante un reclamo o, si tiene cuenta, con la opción "Eliminar mi cuenta" de su panel. Tramitaremos la solicitud dentro del plazo de los reclamos. Cuando una norma o un contrato nos obligue a conservar cierta información (por ejemplo, la contabilidad, las facturas o la prueba de las autorizaciones), la bloquearemos para que solo se use con ese fin y la suprimiremos al vencer el plazo legal.

Si usted envió solicitudes a empresas aliadas, esas empresas recibieron sus datos como responsables independientes. Para que ellas los supriman debe dirigirse a cada empresa; si lo pide, le enviaremos a la empresa aliada una comunicación con su solicitud.

13.4 Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Si no está conforme con nuestra respuesta, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). La ley exige presentar primero la consulta o el reclamo ante nosotros.

14. Con quién compartimos sus datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo los compartimos en los siguientes casos:

• Empresas aliadas: cuando usted envía una solicitud de contacto y marca la casilla que lo autoriza expresamente, compartimos su nombre, correo, teléfono y mensaje con la empresa aliada que eligió. Esa empresa recibe los datos como responsable independiente, debe tratarlos conforme a la ley y a su propia política, y solo puede usarlos para atender su solicitud. GMS no responde por los tratamientos que esa empresa haga por fuera de las condiciones de la Red, pero sí exige a las aliadas el cumplimiento de esas condiciones y retira de la Red a quien las incumpla.
• Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados): servicios de alojamiento, base de datos, seguridad y entrega del sitio web; envío de correos transaccionales; inicio de sesión con Google; mensajería; correo electrónico; y software contable, de nómina o de facturación electrónica. Les entregamos solo los datos necesarios y les exigimos confidencialidad y seguridad.
• Autoridades: cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.
• Asesores profesionales (abogados, auditores) bajo deber de confidencialidad, cuando sea necesario para la defensa de nuestros derechos o el cumplimiento de obligaciones.

15. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos están ubicados en el exterior o tienen infraestructura en varios países. Esto significa que sus datos pueden almacenarse o procesarse fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos de América:

Estados Unidos de América está incluido en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos definida por la Superintendencia de Industria y Comercio. El simple tránsito de datos por redes de otros países para entregar el servicio no constituye una transferencia. En todos los casos exigimos a los proveedores condiciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y verificamos que el tratamiento se haga conforme a la ley colombiana. Al aceptar la autorización, usted también consiente de manera expresa estas transmisiones y transferencias internacionales.

16. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio.
• Contraseñas almacenadas con funciones de cifrado irreversibles.
• Verificación del correo electrónico y protección contra bots en los formularios.
• Acceso restringido a la información según el rol, con registro de accesos en el panel de administración.
• Proveedores con estándares reconocidos de seguridad.
• Copias de respaldo y procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que ponga en riesgo sus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a usted, y tomaremos medidas para contenerlo.

17. Reserva profesional

La información financiera, contable y tributaria de nuestros clientes está protegida por la reserva profesional del contador público. Solo la revelamos con autorización del cliente o cuando la ley lo exige. Nunca compartimos información de nuestros clientes con las empresas aliadas.

18. Tiempo de conservación

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para las finalidades informadas o para cumplir obligaciones legales o contractuales:

Al vencer estos plazos, suprimimos la información o la anonimizamos de forma irreversible.

19. Cookies

Usamos cookies necesarias para que el sitio funcione y sea seguro. Las cookies analíticas y de marketing solo se activan si usted las acepta. Los detalles están en la Política de Cookies, y puede cambiar su elección en cualquier momento con el enlace "Preferencias de cookies" del pie de página.

20. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted o lo afecten de forma significativa. Si incorporamos herramientas de inteligencia artificial que traten datos personales, lo haremos conforme a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, le informaremos de forma previa y actualizaremos esta política.

21. Usuarios ubicados fuera de Colombia

Nuestros servicios están dirigidos principalmente a personas y empresas en Colombia y esta política se rige por la ley colombiana. Si usted se encuentra en otro país, por ejemplo en la Unión Europea, le reconocemos los derechos descritos en esta política y atenderemos también las solicitudes de portabilidad, oposición y limitación del tratamiento que presente por los canales indicados.

22. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial, por ejemplo en la identificación del responsable o en las finalidades, se lo informaremos antes de aplicarlo, por correo o con un aviso visible en el sitio. Si el cambio afecta las finalidades, le pediremos una nueva autorización. Cada versión indica su número y fecha.

23. Vigencia

• Versión: 1.0
• Fecha de entrada en vigencia: 8 de noviembre de 2026.
• Vigencia de las bases de datos: las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas en esta política y GMS desarrolle sus actividades, sin perjuicio de los plazos de conservación del numeral 18.